Je persoonsgegevens zijn goed beveiligd
In je behandeling of begeleiding gaat het over heel persoonlijke zaken. Daarom is het goed om te weten dat we er alles aan doen om je gegevens en de informatie die je ons geeft goed te beschermen. De bescherming van privacy is belangrijk voor jou en voor ons.
In ons privacyreglement staat uitgebreid beschreven hoe we bij geWOONzo omgaan met cliëntgegevens, en welke rechten je hebt als het gaat om je eigen dossier. Deze privacyverklaring is een verkorte weergave en geldt ook voor de verzameling en verwerking van persoonsgegevens van onze medewerkers.
Uiteraard handelt geWOONzo volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de van toepassing zijnde wetten en richtlijnen vanuit de Europese Unie en de landelijke overheid. Hieronder zijn je belangrijkste rechten en plichten op het gebied van privacy weergegeven en gaan wij in op de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens, welke processen en protocollen wij hanteren en hoe wij de veiligheid gegevens waarborgen.
Deze privacyverklaring kan wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meest actuele privacyverklaring vind je altijd op www.gewoonzo.nu. Wij raden je aan deze verklaring af en toe opnieuw te bekijken, zodat je van wijzigingen op de hoogte bent.
Wist je dat…
… al onze medewerkers geheimhoudingsplicht hebben?
… je je dossier altijd mag inzien of kopiëren?
Lees verder in ons uitgebreide privacy reglement
Voldoen aan privacywetgeving
GeWOONzo is een organisatie die valt onder de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij werken er hard aan om blijvend te voldoen aan de eisen die deze verordening en andere wetgeving aan ons stelt. Zo hebben wij een functionaris gegevensbescherming aangesteld en houden wij in een zogeheten ‘Verwerkingenregister’ bij welke soorten gegevens wij op welke manier verwerken.
Van wie verwerken we gegevens
geWOONzo verwerkt gegevens van partijen met wie wij een zakelijke relatie aan (willen) gaan of aan zijn gegaan. Het gaat hierbij in ieder geval om:
• Onze (potentiële) cliënten,
• Onze leveranciers;
• Onze medewerkers
Welke gegevens?
Word je cliënt bij geWOONzo, dan slaan we bepaalde persoonsgegevens op.
Deze gegevens gebruiken we voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld (zoals je behandeling of begeleiding). We verwerken voor die doelen niet meer gegevens dan nodig.
Persoonsgegevens worden alleen verwerkt als je toestemming geeft, of als dit noodzakelijk is. Bijvoorbeeld volgens een overeenkomst, of omdat dit verplicht is volgens de wet. Voor gegevens over de gezondheid van de cliënt gelden nog strengere regels. Gegevens worden alleen aan andere partijen verstrekt met toestemming van de cliënt.
Van een cliënt verzamelen wij gegevens zoals de naam, het geslacht, geboortedatum, burgerservicenummer, bankgegevens en contactgegevens van contactpersonen waarmee wij contact hebben, zoals andere zorgverleners. Ook worden wensen van de cliënt met betrekking tot de zorgvraag vastgelegd. In de uitvoering van onze werkzaamheden kunnen deze persoonsgegevens worden uitgebreid met andere gegevens.
Voor het aangaan van een relatie met een medewerker of zelfstandige verzamelen wij gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst tot arbeid of opdracht.
Doelbinding
Wij gebruiken persoonsgegevens omdat het nodig is voor het uitvoeren van onze diensten. Vaak bewaren we ook persoonsgegevens omdat dat moet vanwege wettelijke, financiële en/of fiscale verplichtingen.
We verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor het kunnen uitvoeren van onze taken, onder andere voor:
• Registratie voor zorg en diensten bij geWOONzo en vervolgens het aanbieden van zorg.
• Gegevens van contactpersonen van cliënten, om onze zorg en dienstverlening daarmee af te stemmen/communiceren.
• Het bijhouden van een dossier.
• Het informeren van sollicitanten over de voortgang van de sollicitatie.
• Het bevorderen van de veiligheid via cameratoezicht op locatie.
• Het onderhouden van contact met je indien je hebt aangegeven dat te willen.
• Het (laten) uitvoeren van interne en externe controles op onze diensten.
• Het beantwoorden of afhandelen van jouw vragen of klachten via e-mail, per post, telefonisch of social media.
We gebruiken je persoonsgegevens alleen voor de doeleinden waar we ze in eerste instantie voor hebben verzameld.
Bescherming van je privacy
• Alle medewerkers van geWOONzo hebben een geheimhoudingsplicht.
• Je behandelaar/begeleider geeft alleen informatie over jou aan medewerkers die direct bij de behandeling/begeleiding betrokken zijn. Anders vraagt hij jouw toestemming.
• Tegen andere mensen zeggen we niet dat je onder behandeling/begeleiding bent of opgenomen bent.
• We informeren wel je huisarts en degene die je doorverwezen heeft over het verloop van de behandeling. Wil je dit niet? Zeg dit dan direct bij het begin van de behandeling.
Uitzonderingen
In sommige gevallen geven we wél informatie aan andere mensen zonder jouw toestemming:
• Als je wilsonbekwaam bent verklaard. Dan kun je zelf geen goede beslissingen meer nemen. In dat geval geven we informatie aan je vertegenwoordiger.
• Wanneer de veiligheid van jou of anderen in gevaar komt. Een hulpverlener mag dan niet zwijgen.
• GeWOONzo is wettelijk verplicht om bij (vermoedens van) huiselijk geweld of kindermishandeling een melding te maken.
Hoe verzamelen wij deze gegevens?
Gegevens verzamelen wij in eerste instantie bij de betrokken personen zelf. Ben je een cliënt dan vragen wij daarnaast informatie op bij verwijzers en betrokken hulpverleners. Hier vragen wij wel eerst een toestemmingsverklaring voor.
Hoe lang bewaren wij gegevens?
Uitgangspunt voor de bewaring van gegevens is dat wij deze niet langer bewaren dan nodig is om het doel te bereiken waarmee de gegevens verzameld zijn. Stop je bijvoorbeeld de samenwerking met geWOONzo, dan zullen wij je gegevens na afronding van de overeenkomst verwijderen. In een aantal gevallen gelden wettelijke bewaartermijnen die ons verplichten gegevens gedurende een aantal jaar te bewaren. Deze bewaartermijn is in veel gevallen gesteld op 7 jaar, in het geval van het bewaren van persoonsgegevens is de termijn gesteld op 15 jaar.
Als wij de gegevens niet langer nodig hebben om het doel waarmee zij verzameld zijn te bereiken kunnen wij gegevens nog bewaren voor archiveringsdoeleinden. Wanneer mogelijk zal dit geanonimiseerd gebeuren en zullen de betrokken persoonsgegevens vervolgens verwijderd worden.
Wie heeft toegang tot gegevens?
Binnen geWOONzo hebben alleen die personen toegang tot je gegevens die deze gezien hun taken en bevoegdheden nodig hebben. Ieder die werkt uit naam of onder verantwoordelijkheid van geWOONzo is gebonden aan een geheimhoudingsverklaring.
Delen van gegevens
Binnen geWOONzo delen wij je gegevens met intern betrokken medewerkers wanneer nodig en kunnen wij deze gegevens ook delen met andere onderdelen binnen de holding. Buiten onze eigen organisatie delen wij gegevens wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, dit in de uitvoering van een overeenkomst nodig is of wanneer je hier specifiek toestemming voor hebt gegeven.
Bescherming gegevens
Wij gaan zorgvuldig met je gegevens om. Onze systemen zijn goed beveiligd zodat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens. Jij bepaalt wie je gegevens mag inzien, je toestemming voor het delen van gegevens leggen wij schriftelijk vast. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik van je persoonsgegevens te voorkomen.
Alle medewerkers van geWOONzo zijn op de hoogte van de geldende regels met betrekking tot je persoonsgegevens. Bij indiensttreding tekenen zij als onderdeel van de arbeidsovereenkomst een geheimhoudingsverklaring. Ook van onze leveranciers die te maken krijgen met je persoonsgegevens vragen wij de geheimhoudingsverklaring. Met leveranciers die je gegevens moeten verwerken hebben wij daarnaast via aparte verwerkersovereenkomsten afspraken gemaakt over de verwerking.
Melden van datalekken
Ondanks dat wij de grootste zorgvuldigheid betrachten is het mogelijk dat persoonsgegevens zichtbaar worden voor onbevoegden of juist verloren gaan. We spreken dan van een datalek. Bij een datalek gaat het om toegang tot persoonsgegevens of vernietiging, wijziging of vrijkomen van gegevens zonder dat dat de bedoeling is. Onder een datalek valt dus niet alleen het vrijkomen (lekken) van gegevens, maar ook het onrechtmatig verwerken van gegevens.
Voor de omgang met datalekken heeft geWOONzo een procedure opgesteld waarin omschreven is welke stappen wij zetten om de schade zo veel mogelijk te beperken, welke partijen wij informeren en op welke manier wij u als belanghebbende op de hoogte houden.
Jouw rechten
Inzien van gegevens
Je mag op elk gewenst moment vragen om inzage van je gegevens, wij zullen dit in principe nooit weigeren. Wel kan het zijn dat we je niet alle gegevens kunnen laten inzien omdat hiervoor eerst toestemming nodig is van andere betrokken personen. In overleg met zoeken wij hiervoor dan een passende oplossing. Wanneer je een schriftelijk verzoek wilt doen om inzage te krijgen in je gegevens vragen wij je om dit verzoek te ondertekenen en een kopie bij te voegen van uw identiteitsbewijs. Voor het inzien van gegevens, elektronisch of op papier zullen wij geen kosten in rekening brengen.
Wijzigen van gegevens
Je kunt op elk moment het verzoek bij ons indienen om je gegevens te wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat je verhuisd bent of omdat contactgegevens veranderd zijn. Je kunt alleen de feitelijke gegevens laten aanpassen, het is niet mogelijk om bijvoorbeeld een rapportage na afloop aan te laten passen. Je kunt wel altijd vragen om je commentaar aan dit soort rapportages te laten toevoegen.
Beperken van gegevens
Je kunt het verzoek indienen tot beperking van de verwerking van je gegevens. Dit houdt in dat wij minder gegevens zullen verwerken.
Klachten, melden datalekken of verzoek om informatie
Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen over het gebruik van persoonsgegevens door geWOOnzo. Je kunt hiervoor contact met onze functionaris gegevensbescherming danwel de Autoriteit Persoonsgegevens. Mark Burgers is binnen geWOONzo verantwoordelijk voor vragen en opmerkingen rondom de bescherming en verwerking van je gegevens. Voor vragen met betrekking tot je persoonsgegevens kun je ook altijd je eigen adviseur raadplegen.
1.Neem eerst contact op met de functionaris gegevensbeheer van geWOONzo. Dit kan via m.burgers@gewoonzo.nu
2. Daarna kan je eventueel contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als we je verzoek in behandeling hebben genomen, zijn er situaties mogelijk waarin wij je verzoek alsnog moeten weigeren. Wij zullen een verzoek bijvoorbeeld moeten weigeren als de bescherming van derden zwaarder weegt: dit kan voorkomen in gevallen dat je inzageverzoek ook persoonsgegevens van andere personen bevat. Als we je verzoek afwijzen, zullen we motiveren waarom we niet aan het verzoek kunnen voldoen. Je hebt het recht om binnen vier weken antwoorden te krijgen op je verzoek.